Szafy biurowe z sejfem łączą archiwum z zabezpieczeniem wartościowych przedmiotów w jednym meblu. Dokumenty zwykłe stoją na półkach, a to, co wymaga silniejszej ochrony — gotówka, pieczątki, klucze, nośniki danych, dokumentacja szczególnie wrażliwa — trafia do wydzielonej, niezależnie zamykanej skrytki wewnątrz korpusu.
Sens tego rozwiązania jest przede wszystkim organizacyjny. Pozwala dać dostęp do dokumentacji bieżącej większej liczbie osób, nie otwierając im jednocześnie dostępu do zawartości sejfu. Dwa mebli osobno dawałyby ten sam efekt, ale zajmowałyby dwa razy więcej miejsca.
Sejf w szafie a sejf wolnostojący
Warto mieć realne oczekiwania. Skrytka wbudowana w szafę aktową nie jest sejfem klasy bankowej i nie zastąpi certyfikowanego urządzenia tam, gdzie przechowuje się większe wartości albo gdzie wymagają tego przepisy czy ubezpieczyciel.
Jest natomiast rozwiązaniem właściwym dla codziennych potrzeb biura: zabezpiecza przed dostępem osób postronnych, przed przypadkowym zabraniem i przed sytuacją, w której wartościowa rzecz leży w szufladzie biurka. W większości firm to właśnie ten poziom ochrony jest potrzebny, a nie odporność na profesjonalne włamanie.
Jeśli wymagany jest wyższy poziom zabezpieczenia, sejf wolnostojący albo wbudowany w ścianę pozostaje właściwym wyborem — a szafa z sejfem może wtedy obsługiwać drugi poziom wrażliwości, poniżej tego, co idzie do sejfu głównego.
Rodzaje zamknięcia skrytki
Sposób zamykania sejfu wewnętrznego decyduje o codziennej wygodzie i o tym, jak zarządza się dostępem.
- Zamek na klucz — prosty i niezawodny, ale wymaga ewidencji kluczy; zgubiony klucz oznacza wymianę wkładki.
- Zamek szyfrowy — brak klucza do zgubienia, kod zmienia się bez wymiany części; wygodny, gdy dostęp ma kilka osób.
- Zamek elektroniczny na baterie — kod wprowadzany na klawiaturze; warto sprawdzić, jak sygnalizowany jest niski stan baterii i czy jest awaryjny dostęp.
Przy zamkach szyfrowych i elektronicznych obowiązuje jedna zasada, której warto się trzymać od pierwszego dnia: kod zmienia się przy każdej zmianie osoby mającej dostęp. Jest to szybsze niż zbieranie kluczy i dlatego faktycznie wykonywane — przy zamkach na klucz ten krok bywa pomijany.
Wybór i ustawienie
Poza samą skrytką warto sprawdzić parametry, które decydują o użyteczności mebla jako szafy — bo przez większość czasu pełni właśnie tę rolę. Liczba i udźwig półek, głębokość pod segregatory A4, rodzaj drzwi i przestrzeń potrzebna na ich otwarcie.
Skrytka zajmuje część wnętrza, więc szafa z sejfem ma mniejszą pojemność użytkową niż szafa pełnowymiarowa o tych samych wymiarach zewnętrznych. To realny kompromis — jeśli priorytetem jest maksymalna liczba metrów bieżących półek, lepiej wybrać zwykłą szafę i osobne zabezpieczenie.
Przy ustawianiu warto wybrać miejsce niewidoczne z korytarza i od wejścia. Sejf, o którym nikt nie wie, jest lepiej zabezpieczony niż sejf lepszej klasy stojący na widoku — i to jest zabezpieczenie, które nie kosztuje nic.